::Gümüşhane İl Özel İdaresi

GÖREVLERİ

Personel İşlemleri Bürosu
a) İşgücüne yönelik hizmet ve personel alımı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak.
b) Norm Kadro ilke ve standartlarının uygulanmasını yapmak.
c) Personelin özlük ve sicil kayıtlarını tutmak.
d) Personel atama ve nakillerle ilgili her türlü işleri yapmak.
e) Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavlarını düzenlemek.
f) Personelin derece ve kademe terfilerini yapmak.
g) Personelin emeklilik işlemlerini yapmak..
h) Sicil raporları ile ilgili işleri yapmak.
i) İl Özel İdaresi personelinin mal bildirimleri ile ilgili iş ve işlemleri yapmak.
j) Disiplin uygulaması ile ilgili işlemleri yürütmek.
k) İşçi ve sözleşmeli statüdeki çalışacakları işe almak, özlük işlemlerinin takibini ve sicil dosyalarını düzenlemek.
l) Sendika ilişkileri ile toplu iş sözleşmelerinin görüşülmesi ve yürütülmesini sağlamak.
m) Geçici işçilerin vize ve diğer işlemlerini yürütmek.
n) Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı, birim müdürleri ve diğer personelin vekalet, görevlendirme onayları, izin, muayene istek, hastalık onayları, vizite belgeleri ve benzer iş ve işlemlerini yürütmek.
o) İdare personeli ile ilgili bilgilerin veri tabanı haline getirilmesinin sağlamak.
p) Personel hareketlerinin belirli periyotlar halinde nicel ve nitel istatistikî bilgilerini düzenlemek.
q) Birimlerde yapılacak öğrenci staj çalışmaları ile ilgili işlemleri yürütmek.
r) İdare'ye ait hizmet binası, tesis ve eklentilerine, birimlerin ve personelin yerleşmesine ilişkin genel nitelikli mekansal düzenlemeleri yapmak, yerleşim planını hazırlamak, gerekli olan yönetim komisyonlarını kurmak.
s) İdare’ye ait lojmanların personele tahsisine ilişkin olarak oluşturulacak komisyonda üye olarak yer almak.
t) İnsan kaynakları yönetimi alanındaki son gelişmeleri ilgililere aktarmak ve çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmek üzere hizmet içi eğitim, seminer, çalıştay, panel, konferans vb etkinlikleri yapmak veya yaptırmak. Bu konu ile ilgili yönerge hazırlamak.
u) Birim müdürleri için “yönetim yeterliliği profili”, diğer personel için de “performans ölçüm kriterleri” hazırlamak veya hazırlatmak; hazırlanan kriterleri birim müdürlerinin görüşüne sunmak, uygulamak, sonuçlarını değerlendirmek.
v) Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak.
w) Birimin avans ve kredi mutemetliği iş ve işlemlerini yapmak.
x) Teftiş ve denetimle ilgili verilecek iş ve işlemleri yapmak.
y) Amirlerin ve mevzuatın öngördüğü benzer nitelikteki diğer iş ve işlemleri yürütmek.

Tahakkuk Bürosu

a) Personelin mali işlemleri (maaş, ücret, mesai, harcırah, yolluk, eczane, hastane, diş, gözlük vb.) tahakkukunu yapmak.
b) Personelin Emekli Sandığı, Sigorta, puantörlük işlemlerini yapmak.

Evrak Kayıt Bürosu

a) Evrak kayıt servisine gelen her türlü evrakı, ilgili birimleri havale için kayıt yapmak,
bunları havale ettirerek ilgili birimlere zimmetle teslim etmek, giden evrak defterin-
den giden yazılara sayı vererek ilgili yerlerine posta veya elden zimmetli teslim et-
mek, tüm birimlere ait evrakların takibini ve posta işlemlerini yapmak,
b) Postayla gelen evraklar üzerinde gizli, çok gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel
gibi gizlilik dereceli veya normal evrakları birbirinden ayırarak tasnif etmek,
c) Geliş şekli itibariyle Birimi ilgilendirmeyen evraklar veya yanlış postalanmış evrak-
lar, hiçbir işlem yapılmadan ilgili (geldiği-gideceği) yerlere göndermek,
d) Evrakın birime ait olup olmadığı, tarihi, sayısı, eki ve imzasının olup olmadığını
kontrol etmek,
e) Gizli, çok gizli, özel, hizmete özel veya kişiye özel gibi işaretli zarfların açılmadan
ilgili kişi veya birimlere teslimi,
f) Normal zarflı evrakların zarfından çıkarılarak ayırmak,
g) Kayıt ve zimmet defterlerinin sayfa adedini sayıp, numaralandırarak mühürleyip,
birim amiri veya yetkili kişilere imzalattırmak,
ğ) Kayıt defterinin kullanım amacına göre dış kapağına (gelen-giden) evrak kayıt iba-
resi yazmak ve 1 numaradan başlanarak sıraya göre kayıt sayısı vermek,
h) Posta, elden ve kargo ile gelen, birimlerce teslim alınan evraklar “Gelen evrak Kayıt
Defteri”ne, sırayla evrakın; numarası, tarihi, geldiği yer, varsa ek ile ek sayısı, Ko-
nusu ve havale edilen birimi belirtmek suretiyle kaydetmek,
ı) Kayıt defterindeki bilgisayar ortamında veya kayıt fişinde yapılan bütün kayıt işlem-
lerinde hane ve sütunları tam ve doğru olarak doldurmak,
i) Kayıt defterinde silinti ve kazıntı yapılmadan okunacak şekilde çizilip, yeniden kayıt
yapmak,
j) Her sayfadaki kayıtların altı boş bırakılmadan başka bir kayıta imkan vermeyecek
şekilde kapatmak (Özel mektuplar kayda alınmaz.)
k) Gelen faksları normal evrak gibi kayıt işlemine tabi tutmak,
l) Gelen evrakların kayıtlarını günlük olarak yapmak,
m) Gelen evraklar gelen evrak defterine veya bilgisayar ortamında yapılıyorsa gelen
evrak kayıt defterine uygun olarak evrak kaydını yapma, günlük kayıt çıktısını
(Disket, CD) alma,
n) Gizlilik dereceli yazıların kayıt ve sayı verme işlemlerini zarfların üzerine yazmak,
o) Evrakları, Genel Sekreterlik birimlerine, dışına, muhatap kuruluş ve kişilere nite-
liğine göre postayla, dağıtıcı (kurye, tevzi memuru), telgraf, teleks, telefaks v.b.
araçlarla göndermek,
ö) Acele, çok acele, günlü, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü ve acele posta servisi ile
gönderilen evrakları günlük göndermek,
p) İlgili birim amirinin izni ile, evrak kayıt tarih ve sayısının ilgili kişilere istemesi halin-
de vermek,
r) Giden evrak çıkış numarası, birimlerce kapalı zarfla gönderilen (gizli, çok gizli, özel,
hizmete özel,kişiye özel) evrakların zarfları üzerine, diğer gönderilere ise evrakın ve
zarfın üzerine vermek,
s) Postalanış şekline göre (acele posta servisi, iadeli taahhütlü, resmi taahhütlü, nor-
mal,matbu, paket, koli), türlerine göre (gizli, çok gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel
acele, çok acale, günlü) ayırmak ve postalamak, posta tesliminde teslim alındı müh-
rünü vurdurmak,
ş) Normal evraklardan, aynı yere gidenlerin bir zarfa koyularak sayı ve adreslerinin
açık ve okunaklı şekilde yazılması,
t) Çok gizli evrakları çift zarfla göndermek,(1. zarfa çok gizli kaşesi vurulup, 2.zarfın
içine konulmalıdır.)
u) Genel Sekreterlik birimlerine, şehir içindeki kurum, kuruluş veya özel ve tüzel kişi-
lere giden evraklar, elden ve zimmet defterine kayıt yapılarak dağıtımını yapmak,
ü) Gizli, çok gizli evraklara iki suret olmak üzere gizli teslim senedi düzenleme ve aslı
evrak tesliminde, teslim alanın ad-soyadını ve imzasını alarak, bir nüshasını senedi
hazırlayan birimce muhafaza edilmek üzere birime vermek,
v) Gelen-giden evrakların dağıtımı, öğleden evvel gelen evraklar o gün, öğleden sonra
gelen evraklar ise ertesi gün öğleye kadar ait olduğu birime veya postaya kayıt def-
teri ve zimmet defterleri ile teslim etme ve teslim sırasında; teslim günü, saati, ev-
rakı teslim alanın adı soyadı, imzası veya postaya verilmişse mühürlenir,
y) Kayıt evraklarının sistemli olarak dosyalanması, arşivlenerek muhafazası ve her an
denetime ve teftişe hazır halde tutmak,
z) Yetkili birim müdürünce verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.

Arşiv Bürosu

a) Dosya tasnif ve saklama planlarının güncelleme işlemlerini takip etmek.
b) Birim ve kurum arşivlerini elektronik ortamda değerlendirmek ve bu amaçla projeler üretmek.
c) İl Özel İdaresi’ne bağlı birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve bu konuda gerekli danışmalık hizmetlerini vermek, sonuçlarını izlemek.
d) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek.
e) İl Özel İdaresi arşivini kurmak ve yönetmek; arşiv mevzuatı gereği, Arşiv Yönetmeliği'ni ve Dosya Tasnif ve Saklama Planları'nı hazırlamak, güncellemek ve planların uygulanmasını sağlamak.
f) Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına gerek kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve komisyon kararları doğrultusunda imha işlemlerini yapmak. Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan belgeleri mevzuata göre tasnif etmek.

Sivil Savunma Uzmanlığı

a) Sivil Savunma hizmetlerini yürütmek.
b) Milli ve dini bayramlarda, Atatürk’ü anma ve mahalli kurtuluş günlerinde İl Özel
İdaresi’nde tören ve benzeri hizmetleri yürütmek.
c) Bayrak kanunu hükümlerinin İl Özel İdaresi binalarında uygulanmasını sağlamak.
d) İdarenin hizmet binalarının ve eklentilerinin güvenliğinin sağlanası hırsızlık, yangın gibi tehlikelere karşı korunması ile ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak.
e) Bina, hizmet ve mal bakıcılığı ile ilgili iş ve işlemlerin takibini yapmak.
f) İdareye ait hizmet binaları tesis ve eklentilerinin temizlik hizmetlerini yaptırmak.
g) Nöbetçi Memurluğuyla ilgili iş ve işlemleri yapmak.
h) Vali Konağı ve İl Özel İdaresine ait kaloriferlerin yakım işlerini düzenlemek.
i) Umumi Hayata Müessir Afetler Dolayısıyla Alınacak Tedbirlerle Yapılacak Yardım-lara Dair 7269 Sayılı Kanun ile Afetlere İlişkin Acil Yardım Teşkilatı ve Planlama Esaslarına Dair Yönetmelik gereğince ilgili kurumlarla gerekli yazışmaları yapmak.
j) Amirlerin vereceği diğer iş ve işlemleri yapmak.